「内容証明郵便」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

未払金の請求、契約解除、慰謝料請求などで使われることがあります。

名前は少し難しそうで、怖い郵便の代表のようにもみえますが、簡単にいうと、いつ、誰が、誰に、どのような内容の文書を送ったのかを、郵便局が証明してくれる制度です。

内容証明郵便は、一般書留郵便物の内容文書について証明するサービスです。

日本郵便は、「いつ、いかなる内容の文書を、誰から誰あてに差し出したか」を、差出人が作成した謄本によって証明します。

ただし、注意が必要です。

内容証明郵便は、文書の内容が真実であることを証明するものではありません。日本郵便も、証明するのは内容文書の存在であり、内容が真実かどうかではないと説明しています。

たとえば、「あなたに100万円を貸しました」と書いた内容証明を送っても、それだけで本当に100万円を貸したことが証明されるわけではありません。

あくまで、証明されるのは、「そのような内容の文書を送った」という事実です。

内容証明郵便は、後で「言った・言わない」「送った・届いていない」という争いを避けたいときに利用すべき郵便です。

たとえば、次のような場合です。

・貸したお金の返済を求める
・未払代金や未払賃料を請求する
・契約を解除する
・慰謝料を請求する
・時効が迫っている債権について催告する
・相手に対し、今後の連絡方法などを明確に伝える

特に、時効が問題になる場面では、催告をした事実を証拠として残す意味があります。民法では、催告があったときは、その時から6か月を経過するまでの間、時効は完成しないとされています。

ただし、内容証明を送ればそれだけで何でも解決するわけではありません。

請求内容が間違っていたり、表現が強すぎたりすると、かえって紛争が大きくなることもあります。

なお、内容証明郵便を送るときは、郵便物を配達した事実を証明してくれる「配達証明」も付けることが多いです。

窓口で出す

郵便局の窓口で内容証明郵便を出す場合、通常は、次のものを用意します。

・相手に送る文書
・その謄本2通
・差出人と受取人の住所氏名を書いた封筒
・郵便料金

日本郵便は、内容文書、謄本2通、封筒、料金を窓口に提出する方法を案内しています。

また、内容証明には利用条件があります。

たとえば、文書1通のみを内容とすること、内容文書以外の物を同封できないこと、一般書留とすることなどです。謄本には字数・行数の制限もあります。

そのため、証拠資料、写真、返信用封筒などを一緒に入れることはできません。

インターネットで出す

現在は、電子内容証明サービス、いわゆる「e内容証明」もあります。

日本郵便の案内では、Wordファイルで作成した内容証明文書をアップロードし、差出人や宛先を入力して、内容証明郵便として発送する流れが説明されています。

郵便局に行かずに利用できるため、文書の作成に慣れている方には便利な方法です。

もっとも、内容の書き方自体を日本郵便がチェックしてくれるわけではありません。